ضرورت تغییر و تحول در سازمان

صبح ساحل ، اجتماعی - به مناسبت حضور دکتر محمدعلی محمدی، دکترای مدیریت و رئیس هیئت مدیره انجمن توسعه بهره وری ایران، رئیس کمیته راهبری جشنواره ملی بهره وری ایران و عضو هیئت علمی و از مشاوران ارشد سازمان مدیریت صنعتی، در استان گفتگویی با وی ترتیب دادیم و از نطرات وی از لزوم بهره وری وتحول در یک سازمان جویا شدیم که شرح آن را تقدیمتان می کنیم  :

لزپوم و ضرورت مدیریت تحول در سازمان چیست؟

ضرورت تحول یک موضوع بدیهی است ، هر زمان نو می شود دنیا و ما ، ما سکون نداریم و همواره تغییر و تحول داریم منتها تغییرات تدریجی کمتر به چشم میان و بنیادی تر ها بیشتر به چشم میان. ضرورت تغییر با یک مثال ماهی ها رفتن پیش پادشاهشون گفتن این آب که اینقدر حیاتیه چیه؟ اونم گفت همون چیزی است که صبح تا شب در آن غرق هستید. حکایت تغییر برای ما انسان ها حکایت لحظه لحظه عمر ماست ما برای زنده ماندن نیاز به تغییر داریم سازمان هم برای بقای خود ناچار به تغییر است و محیط ثابتی وجود ندارد و محیط دائما در حال تغییر است و آقای جک ولش حرف جالبی می زند و می گوید کی ما شکست می خوریم وقتی که میزان تغییر و تحولات محیط بیشتر از تغییر و تحولات سازمان باشد. سازمان موفق سازمانی است که با تغییر و تحولات محیط سازگار باشد و حالا سازمان های موفق تر سازمان هایی هستند که پیشرو باشند یعنی پیش از آن که محیط به آن ها فشار بیاورد خودشان تغییر کنند به این دیدگاه استراتژیک گویند که هم به بقای خویش می اندیشند و هم روند تکاملی را طی می نمایند.

سازمانی که نتواند تغییر و تحول رو مدیریت کند ممکن است نوسانات زیادی را در مسیرش تجربه کند دوباره کاری، سعی و خطاها و... افزایش پیدا می کند. چند راه برای عملکرد یک سازمان مثل عملکرد انسان وجود دارد: روش اول تقلید است یکی از راه های تغییر و تحول است ما می رویم از دیگران الگو می گیریم از بهترین الگو ها بهره مند می شوم از این طریق یادگیری اتفاق می افتد و سعی می کنیم ؛ این راه راه خوبی است اما نتایج بزرگ و شگرفی برای سازمان ندارد شما دنباله رو هستید. راه دوم سعی و خطاست، هزینه برای سازمان زیاد  است و فرصت را از سازمان می گیرد. اما روش سوم، تفکر و تعقل هست که ما قبل از عمل حسابی فکر و تدبیر کنیم . در واقع این روش سوم تحول به معنای واقعی است اگرچه شما در فرآیند الگوبرداری هم باید مدیریت کنید در سعی و خطا هم باید مدیریت کنید ولی مدیر موفقی نیستید بنابراین ما برای موفقیت باید فرآیندهای تغییر را مدیریت نماییم.

 از چه نشانه هایی سازمان ها متوجه می شوند که نیاز به تغییر دارند؟

   چند راه برای ادراک قضیه هست:1-محیط که هشدار می دهد از طریق اسکن و پایش محیط 2- تغییر شیوه رقبا باعث می شود تا ما هم برای اینکه دوام بیاوریم تغییر کنیم تا توان رقابت پذیری را بالا ببریم 3-ذی نفعان از ما بخواهند ما تغییر ایجاد کنیم مثل صاحبان شرکت، سهام داران و... 4-کارکنان یک شرکت بدلیل رشد فکری و عقلی ، بدلیل خلاقیت و نوآوری به این درجه رسیده اند که خواهان تغییرند. 5- از طریق ارزیابی عملکرد سازمان و قابلیت های سازمان پی به تغییر در رویه ها و روندها می بریم . بنابراین سازمان ها از مدل های ارزیابی عملکرد و سنجش تعالی سازمانی که در کشور ما EFQM شناخته شده است متوجه عارضه های سازمان شده و بسمت تغییر حرکت می کنند . بهترین دارو برای یک سازمان در واقع بستگی به مساله آن سازمان دارد برای اینکه تناسب بین دارو و درمان اتفاق بیافتد نیاز به تشخیص داریم به این تشخیص عارضه یابی گویند و بعد از این مرحله است که راه حل های مناسب برای بهبود وضعیت را در پیش می گیریم . تفکر عارضه یابی تفکر تشخیص قبل از تجویز است ، یعنی ابتدا علت العلل مساله یا مشکل را یافته ایم و سپس برای آن راه حل برگزیده ایم. تغییر هم اتفاقا از همین جا شروع می شود در واقع بعد از عارضه یابی تغییر شروع می شود . پیش شرط اجرای تغییر عارضه یابی است.

 روش های تغییر وتحول کدامند ؟

نقطه اصلی حرکت بسمت تغییر و تحول عدم رضایت از وضع موجود و در واقع این قدم ریشه تر از عارضه یابی است اگر شما از وضع موجود راضی باشد دنبال عارضه یابی نمی روید مثل انسانی است که حس سالم بودن دارد دنبال دارو و درمان نمی رود. نقطه شروع تغییر در یک سازمان از درک ناکارآمدی انجام امور  و بعد از درک نوبت به اثبات این ناکارآمدی می رسد یعنی شما باید سایرین را با خودت همگام بسازی که این اشکال وجود دارد و نیاز به تغییر هست و در واقع سختی کار همین مرحله  است.

دگر گونی به روش پنگوئن ها  کتابی است که در همین خصوص بحث کرده تعدادی پنگوئن روی کوه یخ زندگی می کردند که از میان آنها یک پنگوئن که بسیار کنجکاو بوده به عمق آب می رود و در همین حین با شکافی مواجه می شود که دارد کوه یخ را از بین می برد و برمی گردد که دیگران را نیز با خود همراه سازد که این حکایت از سختی کار دارد. این روند در مدل های تغییر ذوب نامیده می شود یعنی برای تغییر شکل دادن ابتدا باید یخ فرد باز شود و بعد انتظار تغییر داشت. برخی مدیران هوشمندانه تغییر را دنبال می کنند و به استقبال آن می روند از اعتراض و شکایت یک مشتری خوشحال می شوند چراکه بهانه ای برای تغییر به آن ها داده می شود . درواقع کانال بازخورد به سازمان را باز می گذارند تا این اتفاق بیافتد و کارکنان را مجاب می کند که ما ناگزیر از تغییر در سازمان هستیم.

  استراتژی های تغییر و تحول کدامند؟

ما دو دسته تغییر و تحول داریم دسته اول تغییر سطحی یا خرد یا تدریجی که ما معمولا اسمش رو بهبود می گوییم. در این شیوه ما نیاز به راهکارهای انقلابی، رادیکال یا ریشه ای نداریم آنچه را که داریم می خواهیم بهبود ببخشیم در واقع اصلاح وضع موجود است. حالا کی این استراتژی را داریم ، وقتی که وضع ما از لحاظ تولید ، سازگاری با محیط خوب است ، تغییر و تحولات محیط زیاد نیست و از لحاظ مشتری تعدادشون زیاد نیست یا در حوزه ای صنعت کار می کنیم که فناوری ویژه با تغییر و تحول زیاد را ندارد. بعبارتی بهبود مستمر وظیفه همه سازمان ها در همه شرایط است یعنی تغییری که همواره وجود دارد این همان شعاری است که می گوید : امروز بهتر از دیروز، فردا بهتر از امروز و...  این شعاری است که در تفکرات شرق آسیا به آن کایزن گفته می شود  بهمین دلیل است که در فرهنگ سازمان ها ما بدنبال رویکرد بهره وری درتغییرهستیم  یعنی راه همیشه درست و کار همیشه درست وجود ندارد ما باید همیشه دنبال این باشیم که کار و راه درست تری را انتخاب نماییم. دومین استراتژی تغییرات بنیادی ، ریشه ای و انقلابی گویند. حالا کی به این تغییرات نیاز داریم اول اینکه میزان تغییرات و تحولات محیط زیاد باشد دوم وضع موجود ما با شرایط محیط اختلاف داشته باشد،  ناسازگاری ما بالا باشد یا اینکه خلاقیت و نوآوری بالایی را به خرج دهیم ، گاهی اوقات محیط فشار نمی آورد ولی یک خلاقیت و نوآوری بزرگ در سازمان در ادامه اش همچین اتفاقی می افتد.  درواقع در این استراتژی ما نیاز به مهندسی مجدد فرآیندها داریم علت این امر هم بدلیل این است که نیاز هست تغییرات ریشه ای ایجاد کنیم. بهترین راه تغییر و تحول در یک سازمان روش دوم تغییرات مشارکتی است جذب افراد سازمان برای تغییر و تحول می باشد که در واقع همان مدیریت مشارکتی گویند می گذاریم خرد جمعی برای برخی از مسائل راه حل بیابد و حل مسئله کند.  حالا کی خوب است که از روش دستوری استفاده کنیم وقتی که زمان کافی نداریم و شرایط رقابتی برای ما سخت شده لذا ناگزییم علاوه براینکه همراهی اعضا را جذب می کنیم کار را هم بصورت دستوری ببریم جلو  چون زمان برای توجیه و همراهی دیگران کم است. در واقع همان شیوه راه بیانداز جا بیانداز. ولی زمان هایی که فرصت داریم می توانیم از طریق آگاهی افراد، توسعه انگیزه ها و آموزش کارکنان را همراه سازیم خب قاعدتا این شیوه بهتر است چون اثرات بلند مدت تری دارد.

 چقدر سازمان های ایرانی نیاز به تغییر و تحول دارند:

بسیاری از سازمان های ایرانی نیاز به تغییر و تحول بنیادی در ابعاد ساختاری و سازمانی، فرآیندی، فناوری و توسعه منابع انسانی دارند شدت و ضعف دارد ولی ضرورتش برای همه وجود دارد بخصوص جاهایی که فرهنگ دولتی بر سازمان حاکم بوده است. حتی سازمان هایی که خوب کار کردند ، به گفته آقای جیم کالینز چرا عالی نباشند . چرا سازمان ها به مدیریت تغییر و تحول احتیاج دارند؟ تغییرات را بصورت هدفمند جلو ببرند منابع، فرصت ها و زمان را به هدر ندهند.

  چه پیشنهاداتی برای مدیران جهت نتیجه گیری بهتر در فرآیند تغییر و تحول سازمان داریم:

چند تا توصیه یا درخواست از مدیران دارم:

1 - دچار غرور کاذب نشوند. ما باید کمک کنیم تا سازمانمان سازمان یادگیرنده باشد سازمان یادگیرنده یعنی همواره در حال کسب دانش و تجربه جدید و راه حل یابی برای مسائل جدید است . لذا نگاه مغرورانه به عملکرد سازمان اشتباه است برخی افراد و مدیران موفقیت هایشان برایشان دام میشود ما یک جمله جالبی داریم که موفیت های یک سازمان می تواند دشمن موفقیت های بعدی او شود. حتی اگر عملکرد خوب داریم دچار غرور کاذب نگردیم.

2 - نظام ارزیابی در سازمان داشته باشیم .اگر یک شبکه عصبی دیجیتالی در سازمان ایجاد کنیم که گیج های لازم را در سازمان تعبیه کند، در واقع مدام عملکرد سازمان را بررسی کنیم طبیعتا به موقع متوجه انحرافات و کاستی ها می شویم.

3 - از محیط غافل نشوند. سر در لاک خود نباشند و هوشمندانه به سمت جلو در حرکت باشند .  دائم محیط را اسکن کنند رقبا، مشتریان، ذی نفعان، تغییرات فناوری همه را رصد کنند.

4 - انعطاف پذیر باشند .مدیران مراقب باشند دچار خشکه مغزی نشوند یعنی واقعیت های محیط و پیرامون را نادیده گرفتن و دائم ایده های خود را برتر دانستن ، خود را پرستیدن . این باعث غفلت از محیط می شود و هنگامی بیدار می شویم که دیگر دیر باشد.

5 - مدیران از توسعه خود غفلت نکنند . برای توسعه یک انسان پایانی وجود ندارد ، مدیران باید روحیه طلبگی و یادگیری خود را حفظ کنند . عشق به یادگیری را در خود زنده نگه دارند این موارد کمک می کند تا مدیران در تغییر و تحولات سربلند بیرون بیایند.