تغییر و تحول در سازمانها

سازمان‌ها در زمان کنونی به صورت فرایندهای محیطی پویا، با تغییر روبرو هستند و مجبور شده‌اند که خود را با عوامل محیطی سازگار کنند. برای مثال تقریباً هر سازمانی باید خود را با محیط متشکل از فرهنگ‌های گوناگون سازگار کند. سیاست‌ها و روش‌ها یا ملیت‌ها باید تغییر کند تا سازمان بتواند نیروی کار مختلف از نژادها، گروه‌ها و ملیت‌ها را جذب کند. فناوریفناوری، موجب تغییر کارها و سازمان‌ها شده است. برای مثال به جای سرپرستی مستقیم، کارها به وسیله رایانه کنترل می‌شوند و در نتیجه حوزه کنترل مدیران گسترش یافته و سازمان‌ها در سطح افقی، گسترده‌تر می‌شوند. ما در عصر گسستگی‌ها به سر می‌بریم. شوک‌ها یا ضربه‌های اقتصادی به صورت دائم به سازمان‌ها فرود می‌آیند و آنها باید پیوسته خود را با این تغییرات سازگار کنند. در سیستم اقتصاد جهانی، رقبا از سراسر دنیا رو در روی یکدیگر قرار گرفته‌اند. افزایش رقابت ایجاب می‌کند که سازمان‌ها خود را برابر رقبای سنتی که دست به کار تولید محصولات جدید می‌شوند و نیز سازمان‌های نوآور که دست به خلاقیت، ابتکار عمل یا کارآفرینی می‌زنند، به صورت کامل تجهیز کنند. سازمان‌هایی موفق خواهند بود که بتوانند در صحنه رقابت در برابر تغییراتی که به سرعت رخ می‌دهند، واکنشی مناسب از خود نشان دهند. با نگاهی به روند اجتماعی در دهه‌های اخیر به این نتیجه می‌رسیم که سازمان‌ها باید خود را با تغییراتی که در آینده رخ خواهد داد، سازگار کنند. برای مثال در طی این دو دهه، روند ازدواج و طلاق مسیر تازه‌ای در پیش گرفته است. جوانان، دیرتر ازدواج می‌کنند و درصد قابل توجهی از ازدواج‌ها به طلاق می‌انجامد. اگر قرار است سازمان ادامه حیات دهد و بخواهد بقای خود را تضمین کند، باید در برابر تغییراتی که در محیط رخ می‌هد از خود واکنش مناسب نشان دهد. از این‌رو تغییرات برنامه‌ریزی شده، در گرو تغییراتی است که در رفتار افراد گروه‌های مشغول در سازمان رخ می‌دهد و سازمان می‌تواند با استفاده از آنها افراد و کارکنان خود را وادار کند تا رفتارهای متفاوتی در پیش گیرند و در شیوه انجام وظیفه و رابطه متقابل با همکاران، تجدید نظر کنند. به‌طور کلی تغییر را می‌توان در انواع زیر تقسیم‌بندی کرد: 1. تغییر در ساختارساختار، شامل مسائلی نظیر: تقسیم‌بندی کار، حوزه یا قلمرو کنترل و طرح‌های مختلف سازمانی است. منظور از «ساختار»، سازمانی است که سازمان کارها را به صورت رسمی تقسیم‌بندی، طبقه‌بندی، گروه‌بندی و هماهنگ می‌کند. عوامل تغییر می‌تواند در طرح سازمانی تغییراتی داده و یک یا چند مورد از این عوامل اصلی را تغییر دهد. برای مثال می‌توان مسئولیت‌های دوایر سازمان را در هم ادغام کرده و چندین سطح مدیریت را حذف کرد و دامنه حوزه یا قلمرو کنترل را گسترش داد. در نتیجه سازمان، در سطح افقی گسترش بیشتری می‌یابد و از نظر دیوانسالاری با بوروکراسی محدودتر می‌شود. 2. تغییر در فناوریامروزه بیشتر تغییرات فناوری، حول محور ارائه دستگاه‌های جدید، ابزار نوین خودکار کردن دستگاه‌ها یا به کارگیری رایانه‌های پیشرفته دور می‌زند. اغلب عوامل رقابتی یا نواوری‌های صنعتی ایجاب می‌کند که عامل تغییر، روش‌های عملی، ابزار یا دستگاه‌های جدید را عرضه کنند. از طرفی با گسترش رایانه در این سال‌ها شاهد تغییرات فناوری به صورتی گسترده هستیم. در حال حاضر، بسیاری از شرکت‌ها از سیستم‌های پیچیده اطلاعاتی مدیریت (MIS) استفاده می‌کنند. 3. تغییر در افرادآخرین زمینه‌ای که عامل تغییر به وسیله آن می‌تواند در سازمان به افراد و گروه‌ها کمک کند تا کارها را به صورتی اثربخش انجام دهند این است که درصدد برآید در افراد تغییراتی ایجاد کند. این مقوله، در برگیرنده تغییراتی است که در نگرش و رفتار اعضای سازمان (از مجرای فرایند ارتباطات تصمیم‌گیری و حل مسئله) رخ می‌دهد. مقاومت در برابر تغییراتیکی از دستاوردهای بسیار مستند در مورد رفتار فرد و سازمان این است که سازمان و اعضای آن در برابر تغییر، ایستادگی (مقاومت) می‌کنند. ایستادگی در برابر تغییر می‌تواند به صورت یکی از منابع ایجاد تعارض و اختلاف نظر، در آید. ایستادگی در برابر تغییر، الزاماً به روش‌های استاندارد انجام نمی‌شود. افراد می‌توانند به صورتی آشکار، تلویحی، غیرمستقیم و یا آنی از خود مقاومت نشان دهند. اگر مقاومت افراد، به صورت آشکار یا آنی باشد مدیریت سازمان با مشکلی روبه‌رو نخواهد بود، اما بدترین نوع مقاومت آن است که به صورت غیرمستقیم باشد. یا اینکه اعضای سازمان بکوشند تا آن را برای مدت زمانی به تأخیر اندازند. مقاومت تلویحی یا غیرمستقیم جنبه ظریف‌تری به خود می‌گیرد و وفاداری افراد نسبت به سازمان کم می‌شود. اینک به منابعی می‌پردازیم که منشاء این‌گونه ایستادگی‌ها می‌شوند از دیدگاه تجزیه و تحلیل، این منابع به دو دسته فردی و سازمانی تقسیم می‌شوند. مقاومت‌های فردیعادت:انسان، موجودی پایبند عادت است. افراد هنگامی که با پدیده تغییر روبه‌رو می‌شوند، این نوع تمایل (عادت) به صورت منبعی در می‌آید که در برابر پدیده تغییر ایستادگی می‌کند. بنابراین زمانی که محل کارفرما تغییر می‌کند و به نقطه دیگری منتقل می‌شود باید بسیاری از عادت‌های خود را تغییر می‌دهد. امنیت:کسانی که به شدت احساس امنیت شغلی می‌کنند در برابر پدیده تغییر، مقاومت می‌کنند. زیرا این پدیده، احساس آنان را از «امنیت»، دستخوش تهدید قرار می‌دهد. عوامل اقتصادی:یکی دیگر از دلایلی که موجب مقاومت فردی می‌شود ترس از کاهش درآمد به دلیل تغییر است. تغییر در نوع کار یا وظیفه‌ای که فرد در سازمان انجام می‌دهد می‌تواند موجب تهدیدات اقتصادی شود. وحشت از پدیده ابهام:پدیده تغییر باعث می‌شود که عدم اطمینان و ابهام، جایگزین چیزهای شناخته شود. کارکنان و اعضای سازمان در برابر پدیده عدم اطمینان، واکنش‌های متفاوتی از خود نشان می‌دهند و ممکن است نسبت به پدیده تغییر، نگرش منفی پیدا کنند. چشم‌پوشی از واقعیت:اصولاً افراد از میان اطلاعاتی که به آنان می‌رسد، آنهایی را گوش می‌دهند که در نوع پنداشت یا برداشت آنها خدشه‌ای وارد نکند. آنان همان چیزهایی را می‌شنوند که می‌خواهند بشنوند و به اطلاعاتی که دنیای «خود ساخته» آنان را تهدید کنند، توجه نمی‌کنند. مقاومت‌های سازمانیسازمان‌ها برحسب طبیعت، محافظه کارند، آنها به صورت فعال در برابر پدیده «تغییر» مقاومت می‌کنند. سازمان‌ها و نهادهای دولتی همواره تمایل دارند تا کارها را به آن گونه که سالهاست انجام می‌دهند، ادامه دهند و هیچ اهمیتی ندارد که آیا این نوع خدمات کماکان مورد نیازند یا خیر. حتی سازمان‌های آموزشی یا دانشگاه‌هایی که بر افکار باز و دیدگاه‌های خلاق، ارج می‌نهند، در برابر پدیده تغییر به شدت مقاومت می‌کنند. بیشتر سیستم‌های آموزشی و مدارس از همان فناوری‌های آموزشی 50 سال پیش، استفاده می‌کنند. منابع اصلی مقاومت سازمانی در برابر «تغییر» عبارتند از: مکانیسم ساختاری:سازمان‌ها برای حفظ ثبات و پایداری در خود، نوعی مکانیسم ساختاری به وجود آورده‌اند. برای مثال فرایند گزینش به‌گونه‌ای است که افرادی خاص به استخدام سازمان در می‌آیند و افرادی هم اخراج می‌شوند یا از آنجا می‌روند. کسانی که به استخدام یک شرکت درآمده‌اند همان‌هایی هستند که مناسب مشاغل موجود یا واجد شرایط لازم برای انجام کارها می‌باشند. از این‌رو به گونه‌ای هدایت شده‌اند که رفتارهایی خاص را در پیش گیرند و در هر زمینه‌ای به گونه‌ای خاص عمل کنند. اگر سازمان با پدیده تغییر روبرو شود این مکانیسم ساختاری به صورت عاملی بالقوه در می‌آید و برای حفظ ثبات ساختاری در برابر آن ایستادگی می‌کند. بی‌توجهی به تغییر:سازمان‌ها از تعدادی سیستم وابسته به هم تشکیل شده‌اند. نمی‌توان بدون اثر گزاردن بر دیگران در یکی از این سیستم‌های فردی، تغییراتی به وجود آورد. هنجارهای گروهی:حتی اگر افراد بخواهند رفتارهای خود را تغییر دهند، هنجارهای گروهی به عنوان عاملی بازدارنده در خواهند آمد. تهدید متخصصان:امکان دارد تغییر در الگوهای سازمانی، تخصص و مهارت گروه‌های متخصص را تهدید کند. برای مثال ورود رایانه‌های شخصی به سازمان‌ها که باعث شد مدیران بتوانند مستقیماً به اطلاعات دست یابند سبب شد که دوایر سیستم‌های اطلاعاتی، از خود واکنش «شدید» نشان دهند. زیرا این رایانه‌ها به صورت منابع بالقوه‌ای در آمده‌اند که مهارت و تخصص آنان را مورد تهدید قرار می‌دهند. تهدید کردن قدرت مدیران:ارائه شیوه‌های تصمیم‌گیری مشارکتی یا گروه‌های کاری مستقل، نمونه‌هایی از تغییراتی هستند که قدرت سرپرستان و مدیران رده‌های میانی سازمان‌ها را تهدید می‌کنند. تهدید ناشی از شیوه‌های تخصیص منابع:گروه‌هایی که مقدار زیادی از منابع سازمان را در کنترل خود دارند پدیده تغییر را به عنوان عامل تهدید به حساب می‌آورند. آنان نسبت به شیوه انجام امور، رضایت کامل دارند و هر نوع تغییری را که در این روند رخ دهد به عنوان عامل تهدید کننده به حساب می‌آورند. غلبه بر عوامل مقاومتبرای از بین بردن منابع یا عواملی که در برابر پدیده تغییر مقاومت می‌کنند روش‌هایی وجود دارد: آموزش و ارتباطات: برای از بین بردن مقاومت باید با کارکنان و اعضای سازمان ارتباط برقرار کرد و علت ایجاد تغییر را به آنان تفهیم کرد و دلایل آن را برشمرد. اگر کارکنان و اعضای سازمان از همه واقعیت‌ها آگاه شوند و هر نوع سوء تفاهمی از بین برود از میزان مقاومت‌ها کاسته خواهد شد. برای انجام این کار می‌توان با افراد به مباحثه پرداخت، بخشنامه صادر کرد و یا در آن رابطه سخنرانی کرد. مشارکت:اگر افراد در امر ایجاد تغییر و به هنگام تصمیم‌گیری، مشارکت کرده باشند به ندرت امکان دارد که در برابر آن ایستادگی کنند. پیش از ایجاد هر نوع تغییر باید از کسانی که احتمال می‌رود با آن مخالفت کنند دعوت به عمل آورد و آنها را در زمینه تصمیم‌گیری مشارکت داد. در نظر گرفتن تسهیلات:یکی دیگر از راه‌هایی که می‌تواند مقاومت‌های بالقوه بر سر راه تغییر را از بین ببرد این است که در ازای کم شدن مقاومت، چیزی ارزشمند به افراد داده شود و یا منافعی را که افراد از این راه کسب می‌کنند، بر شمرد. استفاده از زور:استفاده از زور، آخرین روشی است که در این فهرست قرار دارد. یعنی مدیریت سازمان، گروه‌های مقاوم را مستقیماً تهدید کرده و آنان را مجبور کند تا دست از مقاومت بر دارند. نمونه‌های کاربرد زور عبارتند از: تهدید به اخراج، تغییر پست، تنزل مقام و یا صدور معرفی‌نامه ضعیف. اگر عوامل محیطی به صورت کامل ثابت می‌ماندند، اگر مهارت‌ها و توانایی‌ها همواره به «روز» بودند و منسوخ نمی‌شدند و اگر فردا درست همانند امروز بود، در آن صورت مدیران نباید به تغییرات سازمانی توجه می‌کردند، اما دنیای واقعی همواره دستخوش تشنج، تحول و دگرگونی است و اگر سازمان یا اعضای آن بخواهند در صحنه پررقابت ایستادگی کنند باید همواره متحول شوند. در بیشتر سازمان‌ها مدیران در زمره طلایه‌داران پدیده «تغییر» به حساب می‌آیند. آنان از مجرای تصمیماتی که می‌گیرند و رفتار الگومآبانه خود به فرهنگ تغییرات سازمانی شکل می‌دهند. به طور مثال، تصمیمات مدیر در مورد طرح ساختار، عوامل فرهنگی و سیاست‌های منابع انسانی به میزان نوآوری سازمانی خواهد بود. به همین شیوه تصمیمات سیاست‌ها و روش‌های مدیریت، تعیین‌کننده میزان یا درجه‌ای است که سازمان می‌تواند عوامل محیطی را درک کند و خود را با تغییراتی که در این عوامل رخ می‌دهد، سازگار کند. منبع: رفتار سازمانی، استیفن رابینز، ترجمه دکتر پارسائیان و دکتر اعرابی