عنوان مقاله:تأثیر سیستم های اتوماسیون برارتباطات سازمانیمولف/مترجم: فریبرز موسوی مدنی؛ معصومه نوروزیموضوع: فناوری اطلاعاتسال انتشار(میلادی): 2006وضعیت: تمام متنمنبع: ماهنامهتدبیر-سال هفدهم -شماره 174تهیه و تنظیم: پایگاه مقالات مدیریت  www.SYSTEM.parsiblog.com چکیده:ارتباطات سازمانی، همواره از مباحث عمده و مورد توجه در سازمان‌ها بوده است. باظهور فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات، تغییرات شگرفی در این حوزه در سازمان‌ها بهوجود آمد. این مقاله مبتنی بر یک تحقیق میدانی در زمینه بررسی تأثیر سیستم‌هایاتوماسیون اداری بر برخی حوزه‌های ارتباطات سازمانی است. برای بررسی این تأثیرات،پرسشنامه‌ای حاوی معیارهای مختلف ارتباطی تهیه شد و پاسخ دهندگان، تأثیر اتوماسیوناداری را بر هر یک از معیارها ارزیابی نمودند. در مجموع از نتایج به دست آمده مشخصشد که اتوماسیون اداری ارتباطات رسمی و مراودات دفتری را بسیار تسهیل نموده است،ولی در مورد ارتباطات غیر رسمی و شخصی افراد تأثیر چندانی نداشته است. همچنین اینسیستم در زمینه پیش‌گیری از برخی برخوردها و ارتباطات منفی و غیرضروری در سازمان،نقش مثبتی ایفا می‌کند.

مقدمهامروزه محیط‌های کسب و کاری با چالش‌های گوناگونی ازقبیل گسترده شدن تعاملات درونی و بیرونی سازمان، با نیاز به ارتباط بیشتر واحدهایسازمانی و ضرورت نظارت مستمر بر پیشرفت کارها و ... مواجهند. مدیران سازمان‌ها نیازدارند که با سرعت و دقت بیشتری روند انجام امور را نظارت و پیگیری نمایند. تعاملاتروزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌های کاری فشرده به اندازه‌ای افزایشپیدا می‌کند، که انجام و پیگیری آنها به صورت دستی و سنتی عملا خارج از توان نیرویانسانی بوده و ممکن است با مشکلات زیادی همراه شود. در سال‌های اخیر، پیشرفتفناوری اطلاعات و شاخه‌های وابسته به آن، راه حل‌های مختلفی را فراروی محیط‌های کسبو کاری قرار داده است. در این میان، سیستم‌های اطلاعات از مهم‌ترین و کاراترین راهحل‌ها برای تسهیل، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان‌ها است. سیستم‌هایاطلاعاتی، برنامه‌های نرم افزاری هستند که با استفاده از رایانه و بانک‌های اطلاعات (DATA BASE) ، کار جمع‌آوری، ذخیره، بازیابی و کنترل اطلاعات را در سازمان‌ها تسهیلمی‌نمایند. شاخه‌ای از سیستم‌های اطلاعاتی با عنوان سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت،به مدیران و کارکنان در زمینه کنترل گردش اطلاعات در سازمان کمک می‌کند. یکی ازپرکاربردترین انواع سیستم‌های اطلاعاتی که مدیران را در کنترل گردش اطلاعات درسازمان یاری می‌دهد، سیستم اتوماسیون اداری (OFFICE AUTOMATIONS SYSTEM) است. دراین سیستم، عموما گردش مکاتبات اداری در سازمان مورد توجه قرار می‌گیرد. ولی معمولادارای ابزارهای ارتباطی متعددی همچون ارسال و دریافت نامه‌ها و دستورالعمل‌ها،ارسال و دریافت پیام‌های شخصی و فوری، ارسال و دریافت نامه‌های الکترونیکی داخلی و ... است. در این مقاله سعی بر آن است که نقش سیستم اتوماسیون اداری بر برخیمعیارهای روابط سازمانی در میان کارکنان بررسی و تحلیل شود. سیستم‌های اطلاعاتیمدیریتبکارگیری سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه در فرایندهای مدیریت، موجبتحولات بزرگی در این حوزه شده است. این سیستم‌ها با توجه به سرعت پردازش بالا وقابلیت ذخیره حجم عظیمی از داده‌ها و اطلاعات، امکان پردازش و تجزیه و تحلیلاطلاعات را به وجود آورده‌اند، خصوصا زمانی که تحلیل حجم بزرگی از داده‌های عددی مدنظر باشد. این حجم از اطلاعات و داده‌ها، علیرغم بزرگی، از نظر فیزیکی حجم بسیارکمی را در مقایسه با روش‌های سنتی اشغال می‌کنند و دسترسی به آنها نیز سریع تر است. از طرفی ارتباطات درون و برون سازمانی را سریع تر، دقیق تر و ارزان ترنموده‌اند؛ و مفهوم «ارتباطات در هر کجا و هر زمان» را عینیت بخشیده‌اند. به همیندلیل ارتباط اعضای یک گروه را ارتقاء بخشیده و در واقع انجام کار گروهی را درسازمان‌ها تسهیل نموده‌اند. این سیستم‌ها، سطوح مختلفی از کار و تصمیم گیری رادر برمی‌گیرند. چهار سطح معمول از اینگونه سیستم‌ها که معمولا در سازمان‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرند، عبارتند از : _ سیستم‌های اطلاعاتی جهت پشتیبانی ازعملیات (مخصوص کارهای روزمره) _ سیستم‌های اتوماسیون اداری و سیستم‌های اطلاعاتیمخصوص دانش‌کاران _ سیستم‌های اطلاعات برای مدیران و سیستم‌های گزارش‌دهی بهمدیریت _ سیستم‌های اطلاعات برای مدیران ارشد (سیستم‌های پشتیبانی از تصمیم‌گیریو سیستم‌های خبره). امروزه انواع مختلفی از سیستم‌های اطلاعاتی مدیریتی درسازمان‌ها جهت اهداف گوناگونی از قبیل: تسهیل ارتباطات، آسان‌سازی گردش مکاتباتاداری، امکان گزارش‌گیریهای مستمر، طراحی و تولید کالاها با استفاده از نرمافزارهای رایانه‌ای، تصمیم‌گیریهای دوره‌ای یا کلان و ... مورد استفاده قرارمی‌گیرند. به نظر می‌رسد یکی از سیستم‌های اطلاعاتی که جایگاه مناسبی در سازمان‌هایایرانی پیدا کرده است و به طور روزمره مورد استفاده قرار می‌گیرد، سیستم اتوماسیوناداری باشد. اتوماسیون اداریاتوماسیون اداری شامل تمام سیستم‌های الکترونیکیاست که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را برقرار کرده یا تسهیل می‌کند. حجم بزرگی از امور روزمره سازمان‌ها، امور دفتری هستند. می‌توان گفت امور دفتریاز جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران (اجرایی،عملیاتی، میانی، ارشد) با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیتهاییاز قبیل انتشار یا ذخیره (بایگانی) اطلاعات و کار با واژه‌پردازها را بر عهده دارند (داده کاران)، کاربران اصلی و دائمی سیستم‌های اتوماسیون اداری و سایر سیستم‌هایارتباطی (نظیر سیستم‌های مدیریت اسناد) هستند. اتوماسیون اداری به افزایش بهرهوری سازمان در حوزه امور دفتری کمک شایانی کرده است. امور دفتری در گذشته معمولامورد بی اعتنایی در سازمانها قرار می‌گرفت. علیرغم اینکه سهم بزرگی از نیرو و انرژیرا به خود اختصاص می‌داد، ولی هیچ گاه مورد یک بازبینی اصولی در جهت بهبود و افزایشبهره‌وری قرار نگرفته بود. در اواخر دهه 1980، نتایج یک بررسی در یک دوره 10ساله بر روی بهره‌وری سازمان‌ها در ابعاد مختلف نشان داد که علیرغم رشد 90 درصدیبهره‌وری در حوزه صنعت، بهره‌وری در بخش امور دفتری، تنها 4 درصد رشد داشته است. این در حالی بود که در همین دوره، هزینه‌های امور دفتری از حدود 30-20 درصد به رقمیحدود 40-30 درصد از کل هزینه‌های سازمان افزایش یافته بود. نتایج این تحقیق وتحقیقات مشابه نشان داد که در حالی که افزایش بهره‌وری در حوزه‌های مختلف سازمانیبه طور روز افزون مورد توجه قرار گرفته و ارتقا یافته است، لکن بهره‌وری در حوزهامور دفتری مورد بی‌توجهی واقع شده است. از این زمان بود که ارائه سیستم‌هایاطلاعاتی تسهیل کننده امور دفتری و ارتباطات روزمره، مورد توجه قرار گرفت. مزایاو کاربردهای اتوماسیون اداریاتوماسیون اداری تأثیر بسیاری بر امور سازمان‌هاگذاشته است. برخی مزایای اتوماسیون اداری را می‌توان چنین برشمرد: _ کنترل بهتربر کار _ کم شدن فعالیت‌های غیر مولد مانند بایگانی و نگهداری سوابق _ کنترلو نظارت بهتر بر کارکنان _ کم شدن هزینه مسافرتها و گردهماییها _ افزایشرضایت شغلی کارکنان به دلیل افزایش اثربخشی _ افزایش رضایت مشتریان به دلیلخدمات به موقع و ارائه بهتر اطلاعات _ افزایش قابلیت رقابت سازمان _ رشدپدیده دورا کاری (کار از راه دور) اگر چه معمولا از اتوماسیون اداری برایبرقراری ارتباطات روزمره مانند تبادل نامه یا پیام استفاده می‌شود، ولی کاربردهایواقعی آن فراتر از کاربردهای معمول آن هستند. البته این مسئله به نوع طراحی سیستمارتباط دارد و اینکه طراح سیستم چه امکاناتی را در آن تعبیه کرده است. به طور کلیتا به امروز از این سیستم در جهت کاربردهای گوناگونی بهره‌برداری شده است. برخیکاربردهای شناخته شده این سیستم عبارتند از: _ واژه پردازی _ پستالکترونیکی _ پست صوتی _ ارسال نمابر (فاکس) _ تقویم الکترونیکی _ کنفرانس از راه دور _ ویدئوتکس _ ذخیره و بازیابی تصاویر (میکرو فیلم) _ نشر رومیزیاتوماسیون اداری و ارتباطات سازمانیبا نگاهی به کاربردهای سیستماتوماسیون اداری، مشخص می‌شود که اتوماسیون اداری بیشترین کاربرد را در بخشارتباطات داشته است. این سیستم اکثر حوزه‌های ارتباطی سازمان را در برگرفته و متحولمی‌کند. مراودات دفتری و مکاتبات اداری، بیشترین حوزه‌های ارتباطی را در سازمان‌هاایجاد می‌کنند. با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، کلیه مکاتبات اداری و دفتریتحت پوشش این سیستم قرار می‌گیرند. گستردگی کنونی اتوماسیون اداری، به خارج از اینمراودات نیز کشانده شده است. با کاربرد این سیستم حتی نیازی نیست که جلسات وکنفرانس‌ها به روش سنتی، یعنی جمع شدن فیزیکی افراد در کنار یکدیگر، انجام شود زیراکنفرانس ازراه دور این محدودیت را برطرف کرده است. ورود سیستم اتوماسیون اداریبه یک سازمان همراه با تحولی عمیق در ارتباطات سنتی و مرسوم سازمان خواهد بود. بسیاری از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال یا ارجاع نامه‌ها، با صرف کمترین زمانتوسط سیستم، امکان پذیر خواهد بود. این سیستم حتی امکانات جدید ارتباطی را نیز دراختیار کارکنان قرار می‌دهد، مانند ارسال نامه‌های الکترونیک یا پیام‌هایشخصی. به نظر می‌رسد این سیستم برای اغلب حوزه‌های سازمانی که به گونه‌ای بهارتباطات وابسته‌اند، راه حلی دارد. بنابراین می‌توان گفت که تأثیر آن بر ارتباطاتسازمانی اجتناب ناپذیر است. روش شناسی تحقیقبا توجه به نقش وسیع اتوماسیوناداری بر ارتباطات سازمانی و با هدف شناسایی حوزه‌های ارتباطی متأثر از این سیستم واندازه‌گیری میزان تأثیر سیستم بر هر یک از این حوزه‌ها، تحقیقی را به روش میدانیبر روی تعدادی از کارکنانی که از اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، انجامداده‌ایم. در این روش پرسشنامه‌ای حاوی معیارهای گوناگون ارتباطی در اختیارپاسخ‌گویان قرار گرفت و از آنان خواسته شد تا میزان تأثیر اتوماسیون اداری را برهریک از معیارهای ارتباطی، مشخص نمایند. برای پاسخ‌گویی از روش پنج گزینه‌ای لیکرتاستفاده شده است. معیارهای مورد نظر تحقیق عبارت بودند از: _ سهولت و سرعتتبادل اطلاعات _ امکانات جدید ارتباطی و سهولت ارتباط با همکاران و مدیران _ سهولت بازیابی و دسترسی به اطلاعات _ کاهش تنشهای مرتبط با (ناشی از) ارتباطاتسنتی _ کاهش فاصله‌های فیزیکی _ افزایش رضایت کارکنان و مراجعهکنندگانلازم به ذکر است که در سازمان مورد مطالعه، بیشترین استفاده از سیستم،در زمینه تبادل اطلاعات و مکاتبات اداری بوده است و علاوه بر آن، برخی امکانات جدیدارتباطی نیز در سیستم تعبیه شده بود. متأسفانه طراحی سیستم مورد استفاده در سازمانمذکور به گونه‌ای بود که سیستم فاقد تمامی قابلیت‌های ارتباطی یک سیستم اتوماسیوناداری بود. به نظر می‌رسد که این فقدان، در مورد اکثر سیستم‌های موجود در بازار درایران وجود داشته باشد و بررسی دقیق آن، خود نیاز به تحقیق جداگانه‌ایدارد.   یافته‌های تحقیقجامعه آماری این تحقیق 40 نفر از کارکنانی هستندکه با سیستم اتوماسیون اداری کار می‌کنند. متغیرهای در نظر گرفته شده عبارتند از: جنس، سن، میزان تحصیلات، سابقه خدمت، نوع استخدام، پست سازمانی و مدت کار با سیستماتوماسیون اداری. از میان پاسخ‌دهندگان، 95 درصد اعلام داشته‌اند که در زمینهکار با سیستم اتوماسیون اداری آموزش‌های ویژه به آنان داده شده است. همچنین 100درصد آنان اصولا با به کارگیری سیستم‌های رایانه‌ای و تحت شبکه در محیط کار، موافقبوده‌اند. در این پرسشنامه از پاسخ دهندگان، در مورد 16 معیار در زمینه نقشاتوماسیون اداری بر روابط سازمانی و 3 معیار جنبی «صرفه جویی در وقت»، «افزایشرضایت مراجعه کنندگان» و «افزایش رضایت شغلی» نظرخواهی شد. پاسخ‌دهندگان می‌بایستمیزان تأثیر سیستم اتوماسیون اداری را بر هر یک از معیارهای عنوان شده، مطابق روشلیکرت، با یکی از گزینه‌های خیلی زیاد، زیاد، متوسط، کم و بی‌تأثیر ارزیابیمی‌کردند. در جدول (1) نتایج به دست آمده بر اساس درصد پاسخ‌های داده شده، ارائهشده است. برای اینکه بتوانیم درجه مطلوبیت هر معیار را برای پاسخ‌دهندگان محاسبهکنیم، از میانگین موزون حسابی پاسخ‌ها مطابق فرمول زیر، استفادهکرده‌ایم:   لازم به ذکر است که برای پاسخها، وزن‌های 1 تا 5 بر مبنای روشلیکرت در نظر گرفته شده است (wi). در جدول (2) مقادیر محاسبه شده برای هر معیار درجشده است. (معیارها در این جدول بر اساس درجه مطلوبیت آنها مرتبشده‌اند.) همانطور که در جدول (2) مشاهده می‌شود، بیشترین معیارهای تأثیر گذاربه مراودات رسمی سازمانی مربوط می‌شوند. سه عاملی که بیشترین مطلوبیت را به واسطهپیاده سازی اتوماسیون اداری ایجاد کرده‌اند، «آسان‌تر شدن دریافت و ارسال اطلاعات»، «آسان‌تر شدن پیگیری نامه‌ها» و «آسان‌تر شدن پاسخگویی به موارد ارجاعی» هستند. باتوجه به اینکه در ارتباطات سنتی سازمانی، مراودات رسمی سازمانی، به خصوص تبادلنامه‌ها و اسناد، بیشتر وقت کارکنان را به خود اختصاص داده و از ماهیتی تکراری وخسته کننده برخوردار است، بنابراین وجود اتوماسیون اداری از این بُعد، از دیدگاهکارکنان، تحولی بزرگ محسوب شده است.   گفته می‌شود که نفس وجود ارتباطات،تبادل اطلاعات است. پس اطلاعات در ایجاد و شکل‌گیری شیوه‌های ارتباطی نقش عمده‌ایایجاد می‌کند. معیارهای 4، 6، 7، 13 و 14 در جدول شماره (2) به این مسئله مهم اشارهکرده‌اند. مشاهده می‌شود که از این دیدگاه، سهولت و سرعت تبادل اطلاعات و دسترسی بهآن و همچنین به روز بودن اطلاعات دریافتی، معیارهایی بوده‌اند که در سیستماتوماسیون اداری ارتقا پیدا کرده و مورد توجه قرار گرفته‌اند. در مقابل، از بینرفتن انحصار اطلاعاتی و در دسترس قرار گرفتن منابع اطلاعاتی بیشتر، معیارهاییبوده‌اند که مطلوبیت چندانی را ایجاد ننموده‌اند. به نظر می‌رسد که علیرغم تواناییو قابلیت اینگونه سیستم‌ها برای دسترسی کارکنان به بانک‌های اطلاعاتی سازمان،متأسفانه سیستم طوری تنظیم می‌شود که همان سلسله مراتب سازمانی به صورتی محکم حفظشود و انحصار اطلاعاتی همچنان پابرجا باقی بماند. (در صحبت شفاهی با مسئول پشتیبانیسیستم، وی عنوان کرد که ما سیستم را طوری تنظیم می کنیم که سلسله مراتب سازمانی حفظشود و افراد به همان میزان اطلاعات دسترسی داشته باشند که قبل از پیاده سازی سیستمداشتند). البته این مشکل به سیاست‌های سازمان برمی‌گردد و به راحتی قابل برطرف شدناست. آسان تر شدن ایجاد ارتباط و ظهور روشهای جدید ارتباطی، انتظار دیگری است کهاز این سیستم‌ها داریم. معیارهای ردیف 5، 12، 16، 17 و 19 از جدول (2) به این مسئلهاشاره دارند. به نظر می‌رسد که به جز امکان «برقراری ارتباط فوری و ارسال پیام بههمکاران» که در سیستم تعبیه شده است، سایر قابلیت‌های ارتباطی سیستم یا طراحینشده‌اند یا به کار گرفته نمی‌شوند. ارتباط فوری و ارسال پیام، امکانی است کهکارکنان را قادر می‌سازد به هر شخصی که نام او را در چارت سیستم می‌بینند، یک پیامارسال کنند و دریافت کننده پیام را در یک پنجره بر روی صفحه نمایشگر رایانه خودمشاهده می‌کنند. بسیاری از امکانات سیستم‌های اتوماسیون اداری (که پیش‌تر در بخشکاربردهای سیستم برشمردیم)، معمولا به صورت اختیاری از طرف شرکتها ارائه می‌شود. خریداران سیستم، با توجه به نیازهای خود اقدام به انتخاب تسهیلات می‌نمایند. پایهکار و انتظار در یک سیستم اتوماسیون اداری، مبتنی بر گردش نامه‌هاست. بسیاری ازسازمان‌ها فقط جهت خودکار سازی روند گردش نامه‌ها و اسناد خود از این سیستم استفادهمی‌کنند و تمایلی به خرید امکانات دیگر آن (به دلیل کاربرد کم و البته قیمت آنها) ندارند. بنابراین علیرغم اینکه این سیستم‌ها امروزه مجهز به ساده ترین و سریع ترینامکانات ارتباطی هستند، لذا استفاده‌کنندگان آن عملا اطلاعی از این تسهیلات نداشتهو در نتیجه این بُعد سیستم را ضعیف ارزیابی کرده‌اند. یکی از مسائل مطرحسازمانها در زمینه ارتباطات، آفات ارتباطات است، و آن وقتی است که وجود و برقراریارتباطات منجر به بروز مشکلات و سوء تفاهمها می‌شود. ارتباط مؤثر در سازمان، امریحیاتی است و بدون تبادل اطلاعات، مفاهیم و معانی بین افراد، گروهها و دستیابی بهاهداف سازمان غیرممکن می‌شود. ولی افزایش ارتباطات، احتمال افزایش تضادها و سوءتفاهمها را نیز در پی دارد که حتی با ارتباطات مؤثر نیز نمی‌توان آنها را کاملا ازبین برد. در این تحقیق دو معیار (ردیف‌های 9 و 15 در جدول 2) در این زمینه موردبررسی قرار گرفته‌اند: «جلوگیری از برخوردهای غیر ضروری (غیر اداری) افراد در هنگامکار» و «پیش‌گیری از بروز برخوردهای فیزیکی و تنش در کارکنان». معیار اول بر ایننکته تأکید دارد که اتوماسیون می‌تواند ارتباطات غیر ضروری و بی‌نتیجه را که موجباختلال در روند کارها می‌شوند، کاهش دهد و معیار دوم بر کاهش و پیش‌گیری ازارتباطاتی دلالت دارد که معمولا توسط کارکنانی که دارای ظرفیت‌های ارتباطی کمیهستند، به وجود می‌آید و آن ایجاد تنش‌های فیزیکی و عصبی مانند درگیری‌های کلامی یارفتارهای منفی گرا است. شرکت‌کنندگان در این تحقیق نقش اتوماسیون اداری را درجلوگیری از برخوردهای غیر ضروری موثرتر ارزیابی نموده‌اند. در این تحقیق، 3معیار جنبی دیگر نیز مورد ارزیابی قرار گرفتند. معیار «صرفه جویی در وقت» بامطلوبیت 4.3 در ردیف 8 قرار گرفته و از این لحاظ توسط پاسخ دهندگان به صراحت تأییدشده است. همچنین دو معیار «افزایش رضایت مراجعه کنندگان» و «افزایش رضایت شغلی» نیزبا مطلوبیت یکسان، در ردیف‌های 10 و 11 واقع شده‌اند و می‌توان گفت به طور نسبیتوسط پاسخ‌دهندگان مورد تأیید قرار گرفته‌اند. مشکلات استفاده ازسیستماستفاده از سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌ها همواره رو به رشد بوده است. دو بُعد اصلی این سیستم‌ها «انسان» و «ماشین» هستند. لذا ادوات و تجهیزات سختافزاری و نرم افزاری نقش عمده و انکارناپذیری در پایایی این سیستم‌ها بازی می‌کنند. در این تحقیق، همراه با پرسشنامه از پاسخ‌دهندگان خواسته شد که نظرات و پیشنهاداتخود را نیز در زمینه استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی بیان دارند. پاسخ‌ها عموما بهمشکلات کار با این سیستم‌ها برمی‌گشت. برخی از موارد عنوان شده عبارتند از: _ لزوم ارتقای قدرت سخت افزاری و نرم افزاری جهت کار مستمر با سیستم بدون قطعی _ پیشنهاد استفاده تمامی بخشهای ارتباطی در سازمانها از سیستم به صورت یکپارچه _ لزوم وجود یک متولی در بخشهای مختلف سازمانی به عنوان رابط جهت رفع مشکلاتسیستمبنابراین سازمانها باید توجه داشته باشند که قبل از پیاده سازی اینگونهسیستم‌ها، زیرساخت سخت افزاری و نرم‌افزاری مناسب را فراهم آورده و کارکنان را نیزجهت مشارکت فراگیر در یادگیری و استفاده از سیستم آماده نمایند. همچنین در کنارپیاده‌سازی سیستم، تیم نظارتی قوی و روزآمد نیز جهت پشتیبانی سیستم، پیش‌بینینمایند. نتیجه گیریبا توجه به نتایج تحقیق مشاهده می‌شود که وجود سیستماتوماسیون اداری بر برخی از ابعاد ارتباطات سازمانی تأثیرگذار است. این تأثیر بیشتردر حوزه‌های ارتباطات و مراودات رسمی سازمانی و مکاتبات دفتری مشاهده می‌شود. همچنین سیستم اتوماسیون اداری در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات نیز نقش عمده‌ای داشتهاست و در ایجاد کانال‌های جدید ارتباطی موفق عمل کرده است. پیش‌گیری از برخیارتباطات غیر ضروری در هنگام کار از دیگر نتایج به کارگیری این سیستم در سازمانهااست. بنابراین در مجموع می‌توان گفت که وجود این سیستم تأثیرات مثبتی برارتباطات درون سازمانها داشته و موجب افزایش کانال‌های ارتباطی و سرعت و سهولت درمراودات سازمانی شده است. در این میان نکته‌ای که قابل توجه است، این است که درکنار پیاده سازی سیستم‌های رایانه‌ای می‌بایست به الزامات نیروی انسانی در زمینهپشتیبانی نیز توجه کافی نمود. وجود اینگونه سیستم‌ها که معمولا به صورت تحت شبکهکار می‌کنند، ایجاب می‌کند که یک گروه مجرب و متخصص در محورهای مرتبط، در سازمانحضور داشته باشند و به رفع نواقص احتمالی سیستم بپردازند. خصوصیات سیستم‌هایکنونی اتوماسیون اداری که هم اکنون در ایران به کار گرفته می‌شوند، خود عامل تعیینکننده‌ای در تمایل سازمان‌ها به استفاده از این سیستم‌ها به شمار می‌آید. به نظرمی‌رسد که طراحی سیستم‌های اتوماسیون اداری در ایران بیشتر معطوف به بُعد مکاتباتدفتری و اداری شده و به سایر تواناییها و قابلیتهای مفید آن توجه کافی نشده است. بنابراین بررسی امکانات موجود در سیستم‌های طراحی و ارائه شده در ایران، مبحثمناسبی است که به عنوان موضوع تحقیقی، به پژوهشگران پیشنهاد می‌شود. منابع 1. Efraim Turban, “Information Technology for Management: Transforming Business in the Digital Economy”, Fourth Edition, City University of Hong Kong, 2004. 2. Allen, F. E., “Turning Points in Intraction with Computers”, IBM Systems Journal, Vol. 38, Nos. 2&3, 1999, pp. 135-138. 3. Grantham, Lisa, “Justifying Office Automation: Benefits and Problems”, Industrial Management and Data Systems, Vol. 95, No. 8, 1995, pp. 10-13. 4. مک لوید، ریموند، ترجمه: جمشیدیان، مهدی و مهدی‌پور عطاآبادی، اکبر، «سیستم‌هایاطلاعات مدیریت»، اصفهان: دانشگاه اصفهان؛ سازمان برنامه و بودجه استان اصفهان، 1377. 5. جمعی از اساتید مدیریت، «ارتباطات سازمانی (مجموعه مقالات)»، مقاله: «ماهیت، اهمیت و موانع ارتباطات سازمانی»، هوشنگ کوکلان، تهران: مرکز آموزش مدیریتدولتی، 1378.